ホットボイス

ホットボイス取扱い基準

第1条(目的)

 ホットボイスは広聴制度の一つとして、町民が気軽に行政に対する意見・提案などを届けることができる制度である。
 この制度は、町民の意見をまちづくりの課題解決や役場内の業務改善につなげることと、町民と行政のコミュニケーションツールとして信頼関係構築の役割を発揮すること、さらに町民の声を政策へ進化させる機能へ発展させることにより、町民のまちづくりへの参加を実現することを目的とする。

第2条(範囲)

 ホットボイスとして取り扱う範囲は、次の4つとする。
(1) ホットボイスはがき
(2) 広報広聴係へのメール(k-kouhou@memuro.net)
(3) 町長へのFAX(0155-62-7771)
(4) 町長へのメール(mayor@memuro.net)

第3条(企画財政課の役割)

 受理したホットボイスについては、企画財政課において、次のとおり6分類するとともに、別表1のとおり分野に分ける。分類した投書については、「様式1」を添えて各担当部署へ回付する。「(6)回答しないもの」に分類されたものは、ホットボイスとして取り扱わないものとするが、記名の際は投書者に対し、「(6)回答しないもの」に分類した旨を通知する。
 また、各担当部署における処理状況(回答期限の遵守など)を管理する。
(1)「提案」町政に対して、新しい考えや改善・代替案を示したもの
(2)「要望」町政不備や遅滞、生活環境等に対し、改善・補修等を望むもの
(3)「質問・相談」疑問なことや悩み事についての問い合わせなど
(4)「激励」町政に対する感謝や賞賛など
(5)「その他」国・都道府県・他市町村・民間企業などが所管する業務など
(6)「回答しないもの」
  1. 特定者への誹謗・中傷・指摘・苦情
  2. 意味不明・読解不可
  3. 同一人で内容が同じ(類似を含む)もの
  4. 公立芽室病院における診療に関するもの
  5. その他、いずれの項目にも該当しないもの
(7)「それぞれの担当が回答するもの」
  1. 選挙管理委員会、農業委員会、教育委員会に関すること
  2. 新嵐山スカイパークの運営に関すること
  3. 芽室町議会に関すること

第4条(各担当部署の役割)

 受理した投書内容については、1週間(勤務日7日間)以内に回答を作成し、町長または各執行機関においての決裁終了後、回答フォームで企画財政課に提出する。投書者に対しての回答は各担当部署から送付する。また、回答が複数課にまたがる案件は、企画財政課で回答を一つにまとめたうえで決裁を受け、企画財政課から投書者へ回答を送付する。投書者への回答送付の際は、様式2に投書のコピーを添えて送付することとする。
 なお、第3条で「6回答しないもの」に分類されたものは、回答不要とし、担当課において業務改善等の参考意見として活用する。
 各担当部署に直接届くメール等については、各担当の判断で処理するが、考え方は、この基準に準じて処理する。

第5条(内容の公開)

 ホットボイス内容は、次の目的からノーツ及びホームページにおいて全件公開する。公開の際には、分野毎に公開し、分類は表示しない。
 また、芽室町総合情報誌すまいるにおいて、一部公開(掲載)する。
 公開の際には、原文を要約・修正する場合がある。
 なお、第3条で「6回答しないもの」に分類されたものは公開しないこととする。
(1)「ノーツ」による公開
担当部署以外への意見等を情報共有し、横断的な視点での業務遂行を図る。
(2)「ホームページ」による公開
町民の意見と町の回答公開により、まちづくりへの関心を高めるきっかけとするとともに、同じ疑問や不安を抱えている方への説明の場とする。
(3)「すまいる」による公開
目的はホームページと同様とする。なお、掲載する内容については、ホットボイス選考委員会(副町長・企画財政課長・同補佐・広報広聴係長・同係)において選定する。掲載の際には、原文を要約する場合がある。

第6条(町民への意見聴取)

 企画財政課は、ホットボイスへの回答や対応内容に対して、必要に応じてすまいるモニターから意見を聴取するなど、ホットボイスが、より改善・改革につながる工夫を随時検討する。

第7条(その他)

上記以外の事案が発生した場合は、その都度関係部署などと協議する。
この基準は、平成21年7月1日から施行する。
この基準は、平成26年4月1日から施行する。
(別表1 第3条関係)
分野 暮らし 福祉
健康
育児
教育 文化・
スポーツ
産業
観光
まちづくり 行政
項目 道路・公園・川 福祉 スクールバス 公演・講演会 農林畜産業

市町村合併

町財政
除雪 健康 学校給食 講座 商工業 自主・自立 選挙
ごみ 医療・病院 生涯学習・学園 図書館 観光 人材育成 行政全般
環境 育児(子育て) 施設 スポーツ イベント 地域活動 施設
生活 保育   施設 施設 町内会  
水道 介護       広報広聴  
税金・料金 施設          
防犯・防災            
交通安全            
施設