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コミセンの利用方法で困っています

受理番号 032 受理年月日 平成26年5月12日 分野 行政
タイトル コミセンの利用方法で困っています
内容  いつもコミセンを利用させていただき大変助かっているのですが、何点か困っていることがあります。
①予約したのに使えませんでした
 会場が空いていると確認を取って予約後、企画を立てて周知したのですが、当日直前に空いていないので違う部屋でと言われました。部屋によって機能が違うので空いていればどこでもいいというわけではないので、狭い部屋で大変困りました。
 また、予約した日に鍵が開いていなくて、30分ほど待ったこともありました。このような時、町で管理しているスペアキーなどはないのでしょうか。
 管理人がもしボランティアであるなら、きちんと仕事として報酬制にしてはいかがでしょうか。
②コミセンの予約期間について
 施設予約できる期間について公平性を保つために、「予約できるのは何か月前」など決まっている施設が多いと思いますが、地域のコミセンについては決まっていないのですか。施設によって借りられない曜日があって困っています。もし決まっていないのであれば、公平性のためにも予約期間を決めていただきたいと思いました。
発信者 女性

回答

回答日 平成26年5月26日
内容  町では、町内に32施設の地域集会施設を設置しており、その全ての施設の管理運営まで手が回らないことから、町内会や行政区に対して施設管理をお願いしているところです。  コミセンの予約の件についてですが、管理人に確認をしたところ、何度か予約を2重に入れてしまった事や、予約があった日に鍵を開けるのを忘れてしまった事があるとの事でしたので、今後十分注意をして管理して頂くようお話を致しました。
 また、万が一鍵が開いていなく、管理人に連絡がつかない場合は、町でスペアキーを保管しておりますのでお手数をお掛け致しますが、役場にご連絡を下さいますようお願い致します。
 管理人についてですが、町が管理運営委員会に施設管理を委託しており、管理運営委員会で管理人を選任しております。
 また、コミセンの予約可能期間についてですが、「芽室町コミュニティセンター使用の心得」に、3か月先の分まで予約が可能と定めており、使用日時が重なった場合は、管理人から申込者に対しお話をして頂き調整をして頂いております。
 今後もお気づきの点があれば申し出いただき、管理運営委員会とも十分協議をしながら施設の管理運営に当たっていきたいと考えております。
 今回の件については、大変ご迷惑をお掛けし申し訳ございませんでした。
回答者 総務課契約管財係
Email:k-keiyaku@memuro.net